Менеджмент управление проектами

Что такое управление проектами?

Проект – это определенный процесс для достижения определённых целей и решения конкретной бизнес-задачи.
Следовательно, управление проектами — это деятельность, направленная на достижение поставленных задач, реализацию определённых планов, используя имеющиеся ресурсы — время, капитал, людей.
В основе управления проектами лежит планирование – краткосрочное или на более длительный период. В бизнес-процессах планирование основывается на определённых методиках планирования: в зависимости от приоритета задач и сроков их выполнения.
Управление проектами – это и есть решение ряда небольших отдельных задач на разных этапах проекта. Путем решения более мелких действий можно приближаться к поставленной цели.
То есть, управление проектами – это постоянный переход от простого к сложному, и трансформация одной большой задачи в более простые мероприятия, состоящие из шаблонных процедур. Главное – это закрепить отдельного исполнителя для решения каждой небольшой задачи, который должен выполнить это отдельное действие за конкретный промежуток времени.
Итого, можно выделить ряд определённых признаков проекта, которые отличают его от других видов деятельности:

  • Любой проект направлен на достижение конкретных целей;
  • Проект включает в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;
  • Проект имеет ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
  • Каждый проект в определенной степени неповторим и уникален.

Достижение целей в управлении проектами

Под достижением целей имеется в виду получение определенных результатов. Обычно проекты предполагают комплекс взаимосвязанных целей, когда вместе с основными целями (приоритетными) выполняют промежуточные цели (подцели). И все эти цели выполняются, начиная с наиболее детализированных задач, заканчивая целями высшего уровня.

Координация взаимосвязанных действий в управлении проектами

Проекты по своей сути подразумевают выполнение нескольких взаимосвязанных действий. Причём эти взаимосвязи имеют не только технологическую зависимость, но и более тонкую природу. Ведь проект — это система, состоящая из взаимосвязанных частей. Причем система эта отличается динамичностью, поэтому требует особых подходов к управлению.
Чаще всего промежуточные задания не могут быть начаты, пока другие задания не будут завершены, поэтому надо следить, чтоб уложиться во временной лимит. Другие задания осуществляются только параллельно.
Следовательно, все задания без исключения должны выполняться синхронизировано, иначе проект может быть поставлен под угрозу.

Ограниченная протяженность во времени

Для каждого проекта предусмотрено более или менее чётко обозначенные начало и конец.
Проект начинается, когда сформируется команда в необходимом составе и решится вопрос с финансированием, и заканчивается, когда достигнуты его основные цели.
Время – это один из приоритетных факторов в управлении проектами, поэтому для обеспечения выполнения всех работ в срок принято составлять графики, показывающие время начала и окончания заданий.
Проект – это вовсе не производственный цикл, любая задача в нем выполняется одноразово, а не циклической деятельностью. Задачи, которые выполняются в проекте, не поставлены на конвейер, нет навыков их выполнения, поэтому самая большая сложность – угадать и рассчитать наперед, сколько времени может занять выполнение определённого задания, которое делается впервые и, скорее всего, в последний раз.
Определённо, что в подобных экспериментальных условиях принято выделять времени на работу с запасом.

Уникальность задач в управлении проектами

Проекты – это мероприятия однократные. Хотя степень уникальности в проектах может быть разная. Например, если следующий проект почти такой же, как завершённый предыдущий и базовые задачи идентичны элементам предыдущих, то в таком случае управление проектом происходит более быстро, привычнее и слаженнее.
Опыт в управлении проектами в любом случае может быть полезен независимо от степени уникальности следующей задачи. Даже если предстоит абсолютно новый проект, который полон риска и неопределенности, прошлый опыт может подсказать, чего можно ожидать при выполнении следующего проекта.

Управление проектами на профессиональном уровне

На протяжении предыдущих 30 лет сформировалась новая культура управленческой деятельности — управление проектами.
Это произошло, потому что в настоящее время подавляющее большинство бизнеса является проектно-ориентированным. К нему относится вся инновационная, инвестиционная сферы, единичное и мелкосерийное производство, консалтинг, инжиниринг и т.д. Для производств вышеуказанного типа чрезвычайно актуальным является профессиональное управление проектами.
До недавнего времени под понятием «проект» понимался комплект проектно-сметной документации на создание зданий, сооружений или технических устройств.
В современном профессиональном управлении с понятием проекта связывается процесс осуществления комплекса целенаправленных мероприятий по созданию нового продукта или услуг в рамках установленных бюджета, времени и качества.
При этом процесс разделяется на две составляющие: проектный или продуктно-ориентированный процесс (создание продукта или услуг) и процесс управления созданием продукта или услуг.

Мировая практика управления проектами

В Европе и США методология и средства управления проектами широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности.
Так в Японии, по данным Японской ассоциации управления проектами, все инвестиционно-строительные проекты оцениваются и реализуются с помощью технологий управления проектами.
По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA) использование современной методологии и инструментария управления проектами позволяет экономить 20-30% времени и около 15-20% средств, затрачиваемых на осуществление проектов и программ.
В России этот показатель в настоящее время не превышает 1,5-2% от их общего количества, хотя учитывая то, что организационная система и методы управления в стране гораздо слабее, чем на Западе, эффект от внедрения управления проектами может оказаться гораздо больше, чем в западных странах.
Так, по оценкам ведущих международных и российских экспертов широкое применение современных технологий управления проектами и программами позволит в целом повысить эффективность экономики страны как минимум на 15-20%.
В России существует целый ряд успешных примеров внедрения УП в частных компаниях и на предприятиях со значительной долей государственной собственности. Это такие высокотехнологичные компании, как РИА, «РосБизнесКонсалтинг» и Integrated Business Systems (IBS), НК «ЮКОС», холдинг «Ланит» и т.д. Во всех этих компаниях в результате применения УП затраты на проекты снижались на 25-30% по сравнению с аналогичными примерами.

Сферы и особенности управления проектами

Савельева Е.Г. Одесская государственная академия строительства и архитектуры

Ещё несколько десятилетий тому управление проектами не рассматривалось как область профессиональной деятельности, несмотря на накопленный богатый опыт управления в осуществлении многих проектов. Теперь с интеграцией Украины в мировую экономику ситуация быстро меняется. Управление проектами стало неотъемлемой частью жизни больших и малых компаний в таких отраслях как промышленность, энергетика, строительство. Усиленными темпами развивается также интерес государственных структур к данного рода методологии. Это закономерно потому, что управление проектами позволяет получить массу преимуществ, как в стоимостном, так и во временном аспектах эффективности ведения бизнеса.

Управление проектом — это планирование, координация и контроль работ по проекту для достижения его целей в рамках заданного бюджета и сроков, с надлежащим качеством. Корректное управление проектом заключается в умелом применении опыта, инструментов, знаний и техник, необходимых для достижения поставленных задач.

В зависимости от сферы деятельности различают управление программными, организационными проектами, проектами в строительстве и на промышленных предприятиях, каждый из которых отличается друг от друга по своему составу, функциям, сложности и имеет свои особенности и подходы.

Программные проекты. При разработке программных проектов необходимым условием является учёт их особенностей и применение соответствующих методов управления разработкой. Поскольку они являются нематериальными и записанными на языке программирования, то успех их реализации зависит от людей, которые их реализуют, и находится в области психологии, так как труд программистов основан на мыслях и идеях.

Следует учитывать тот факт, что управление программными проектами построено не так, как это предусмотрено в обычных проектах. Если свойства и структура объекта малоизвестны или подвержены изменениям с течением времени, то классические методы управления не будут действенны. В таком случае применяют адаптивное управление, в котором в дополнение к прямым управляющим воздействиям есть упор на изучение и изменение свойств управляемого объекта.

В проектах данного рода обязательным условием является наличие обратной связи, целью которой является выявление свойств и структуры объекта и воздействие на него с целью приведения к желаемому состоянию.

В обязанности руководства таких проектов, помимо важных управленческих задач, должно входить изучение и изменению объекта управления (люди, их взаимодействие).

Инновационные проекты. Инновационный проект представляет собой совокупность процессов, нацеленных на достижение конкретных задач в важных направлениях развития науки и техники, а также взаимообусловленных и взаимоувязанных по срокам, ресурсам и исполнителям мероприятий.

Управление инновационными проектами изучает формы, методы и средства рационального и эффективного управления нововведениями. Почти каждая фирма для укрепления своих позиций на рынке постоянно разрабатывает нововведения, рассчитанные на своих потребителей. Особенностью управления такого рода проектами является то, что они непосредственно связаны с большими инвестициями, а это не всегда удобно и возможно, так как зачастую возникают проблемы с обоснованием выгодности и необходимости проекта.

Различают такие принципы управления инновационными проектами: принцип выборочного управления; принцип целевой ориентации проектов на обеспечение конечных целей; принцип этапности процессов управления проектами; принцип полноты цикла управления проекта; принцип сбалансированности; принцип системности; принцип многовариантности; принцип иерархичности организации инновационных процессов.

Таким образом, управление инновационными проектами можно считать искусством руководства, координации различного рода ресурсов (материальных, трудовых) с применением современных методов и достижением поставленных целей по всем параметрам (стоимости, времени, составу, объему).

Организационные проекты. Суть организационного проектирования состоит в поиске соответствия между стратегией организации и ее основными задачами, неформальной организацией и культурой, людьми, структурой, системой решений и поощрений. Продуктом организационного проектирования являются организационные новшества процессного и структурного характера. Для проектирования эффективной структуры управления определяется такое соотношение организационных элементов, когда качественно выполняются требования объекта управления, и плодотворно происходит взаимодействие с внешней средой.

В современном организационном строительстве практикуется отказ от попыток моноцентристского подхода к типологии структур управления, это и определяет их развитие в новом направлении. В организационном проектировании происходит изменение содержательных основ, признаком которого считается изменение схемы организационного устройства. Наиболее оптимальным является гибкое и креативное горизонтальное структурирование, которое лежит в основе построения большого количества успешных фирм, обеспечивая им высокую конкурентоспособность и адаптивность.

Строительные проекты. Строительство зданий, сооружений всегда несет в себе огромный труд, капиталовложения, усилия, постоянно растущие требования к выполнению самих процессов строительства. Важно понимать, что профессиональное управление проектом является важнейшей функцией при строительстве, отделке или реконструкции, пренебрежение которой приводит к печальным для всех последствиям — возрастанию сроков, бюджета, неудовлетворительному качеству. Во избежание такого рода последствий учитываются особенности управления проектами в строительстве. Во-первых, задаются основные параметры проекта, такие как сроки начала и окончания работ, этапы, технические характеристики и, конечно, бюджет. Во-вторых, выявляется взаимная привязка всех параметров, разрабатываются концепции и задание на проектирование.

Важной и основной задачей управления проектом в строительстве является обеспечение выполнения заданных целей, следовательно, выполнение всех параметров в нужном объеме и в положенные сроки, а при выявлении недостатков, своевременное их устранение.

Самой распространенной проблемой при управлении таких проектов является удорожания материалов, ошибки при расчетах в проектах и изменение технического задания, что ведет к увеличению бюджета строительства.

В таком случае профессионализм и опыт менеджера по управлению проектом заключается в отыскании более экономичных проектных решений, максимально возможной экономии на статьях расходов.

Проекты промышленных предприятий. Необходимость управления проектами на промышленных предприятиях вызвана наличием следующих проблем: неполная загрузка производственных мощностей, как следствие — затратная строка в составе себестоимости продукции; организационная структура управления, которая основана на бюрократических принципах, то есть на иерархическом распределении ответственности, полномочий; нецелесообразное использование ресурсов, персонала, оборудования, товарно-материальных запасов; низкая эффективность и непрофессиональная управляемость предприятиями.

Управления проектами в данном случае позволяет решить указанные проблемы с помощью системного анализа, суть которого состоит в том, что сложная производственная деятельность делится на части: работы, этапы, действия. В процессе этого ставятся задачи, набираются люди для формирования команды проекта, планируется бюджет, ставятся сроки, определяются ресурсы. Сотрудники для формирования команды проекта могут быть набраны из разных отделов предприятия, это препятствует попаданию в проект ненужных специалистов. Проект не содержит ничего лишнего, бюджет тщательно просчитан, произведен подсчет ресурсов. При управлении проектами на предприятии организационная структура становится более прозрачной, просматривается высокая эффективность управления по показателям оптимизации сроков, затрат на производство работ, производительности.

Проектный подход на предприятии дает возможность вместо формального выполнения регламентированных процессов, сосредоточиться на реализации действий, направленных на достижения конкретных целей, позволяет взаимодействовать напрямую и четко разделять труд.

В настоящее время управление проектами применяется во многих развитых странах. Оно является неотъемлемым инструментом планирования, координации, контроля осуществления проектами и эффективным методом решения крупных научных, производственных и социальных проблем.

Литература: А.С. Товб, Г.Л. Ципес. Управление проектами. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2003.- 240с. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. — М.: Омега-Л, 2004.